La comunicazione è importantissima, soprattutto perché serve a veicolare informazioni spesso importanti da parte di istituzioni, enti statali, ecc. Quindi come organizzare una conferenza stampa per eventi pubblici che risulti efficace e quindi raggiunga il suo scopo nella maniera migliore possibile. Come invitare persone ad un congresso per la stampa? Ecco alcuni consigli utili: In prima battuta bisogna preoccuparsi di trovare il luogo adatto dove far svolgere la conferenza stampa per eventi pubblici: sicuramente deve trattarsi di una sala che possa ospitare agevolmente tutti i rappresentanti dei mass media, attrezzata con microfoni e amplificazione e ovviamente servita da una linea wifi stabile e veloce. Una volta risolta questa questione fondamentale, ci si deve concentrare sul messaggio che deve essere comunicato. Per questo genere di cose di solito ci si rivolge ad un ufficio stampa, in grado di comprendere alla perfezione i messaggi che devono essere veicolati e interpretare ottimamente i comunicati per poi elaborarli e se necessario filtrarli. Quando si deve organizzare una conferenza stampa per eventi pubblici, il ruolo dell’ufficio stampa è fondamentale e sicuramente molto delicato, e deve essere affidato necessariamente ad esperti del settore, in modo tale da raggiungere lo scopo della comunicazione in maniera certa. Quando si deve comunicare un evento pubblico infatti, le informazioni devono essere certe e verificate. Ma quali sono queste informazioni certe che una conferenza stampa per eventi pubblici deve contenere? Le conferenze a Milano ad esempio seguono regole rigide. Innanzitutto, la data, l’ora e il luogo in cui si svolge l’evento, poi chi sono i soggetti che vogliono veicolare il messaggio (se si tratta di un’amministrazione pubblica, di una società, di un ente statale, di un’associazione, ecc.). Infine – ma non meno importante, anzi – l’informazione in sé. Organizzare una conferenza stampa per eventi pubblici presuppone sempre, da parte di chi riveste questo ruolo, il fatto di non perdere mai di vista l’obiettivo che si vuole raggiungere, riconoscendo a questo sempre una costante importanza e una attenzione puntuale. Per far comprendere meglio l’importanza di organizzare una conferenza stampa per eventi pubblici, ecco cosa stabilisce l’art.9 comma 3 della legge 150/2000 e dal DPR 422/2001 che definisce in questo caso quali debbano essere i requisiti per lavorare in ufficio stampa per pubbliche amministrazioni: “L’ufficio stampa è diretto da un coordinatore, che assume la qualifica di capo ufficio stampa, il quale, sulla base delle direttive impartite dall’organo di vertice dell’amministrazione, cura i collegamenti con gli organi di informazione, assicurando il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire nelle materie di interesse dell’amministrazione”.
